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Compliance

Im Rahmen des Aufbaus und der Umsetzung einer Compliance-Kultur in der PKP CARGO Gruppe werden Maßnahmen ergriffen, die notwendig sind, um ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das auf der Achtung ethischer Standards und der Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften beruht.

Compliance-Management-System

Bei der PKP CARGO Gruppe wurde eine Compliance-Abteilung eingerichtet, die für die Koordinierung der Compliance-Politik bei der PKP CARGO Gruppe und für die Verwaltung der Bereiche Ethik und Korruptionsbekämpfung zuständig ist.

Innerhalb der Abteilung gibt es die Position des Compliance Officers, der direkt an den Vorstandsvorsitzenden berichtet, mit der Möglichkeit der Berichterstattung an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats, in Übereinstimmung mit den Good Practices of Companies Listed on the WSE.

Das Compliance-Management-System ist darauf ausgerichtet:

• potenzielle rechtliche Risiken zu beseitigen,
  die Untersuchung gemeldeter Fälle von Nichteinhaltung,
• präventive und proaktive Beratung bei der Auslegung und Anwendung von Compliance-Anforderungen,
• Organisation und Durchführung von Schulungs- und Sensibilisierungsprogrammen zu Compliance-Risiken.

 

Ethik-Kodex

Ethik ist die Grundlage eines wirksamen Compliance-Risikomanagementsystems und eines Systems zur Prävention und Aufdeckung von Missbrauch in diesem Bereich. Der Ethikkodex der PKP CARGO Gruppe basiert auf gemeinsamen Werten der Mitarbeiter: Zuverlässigkeit, Zusammenarbeit, gutes Management, Sicherheit, Professionalität, Modernität, Transparenz, Verantwortung und Respekt.

Die darin enthaltenen Grundsätze sind für jeden Mitarbeiter unabhängig von seiner Position und der Art der ausgeführten Aufgaben sowie für Kunden, Lieferanten und Wettbewerber verbindlich.

Die PKP CARGO Gruppe verfügt über einen Ethikkodex, der eine Liste von Werten und Verhaltensregeln enthält, die das Unternehmen in seinen Beziehungen zu Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Wettbewerbern und dem sozialen Umfeld leiten.

Darüber hinaus definieren die oben genannten Grundsätze den Ansatz zur Minimierung der Umweltschäden, die das Unternehmen durch seine Tätigkeit verursacht. Dieses Dokument wurde in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern und Kunden des Unternehmens erstellt. Die Umsetzung des „PKP CARGO Group Code of Ethics“ und der „PKP CARGO Group Anti-Corruption and Gift Policy“ sowie die Ernennung von Compliance-Koordinatoren in den einzelnen Unternehmen der Gruppe, die mit der Compliance-Abteilung der PKP CARGO S.A. zusammenarbeiten werden, sind bereits im Gange. Die Koordinatoren in den Unternehmen sind für die Aufklärung aller Ethikverstöße und korrupten Aktivitäten verantwortlich und sind verpflichtet, der Compliance-Abteilung der PKP CARGO S.A. vierteljährliche Berichte über ihre Tätigkeit vorzulegen, einschließlich der Anzahl der gemeldeten Unregelmäßigkeiten, der durchgeführten Untersuchungen, der durchgeführten Schulungen und eines Jahresberichts über das Funktionieren der Antikorruptions- und Geschenkpolitik der Gruppe und des Ethikkodex der Gruppe. Der Jahresbericht wird insbesondere eine Zusammenfassung der gemeldeten Verstöße und der im Zusammenhang mit den festgestellten Verstößen ergriffenen Abhilfemaßnahmen enthalten. Die oben beschriebene Lösung trägt zur Vertiefung der Präventivmaßnahmen bei und ermöglicht die Überwachung der Prozesse im Zusammenhang mit dem Bereich der Ethik sowie die Bekämpfung von Korruption und anderen Missbräuchen in der gesamten PKP CARGO Gruppe durch die Schaffung einer angemessenen Ethikkultur. Dies ist nur durch eine geeignete Politik der Sensibilisierung der Mitarbeiter und der Einbeziehung der Führungsgremien und des oberen Managements möglich (eng. tone from the top).

Antikorruptions- und Geschenkpolitik bei der PKP CARGO Gruppe

Die Vorbeugung und Bekämpfung von Betrug mit korruptem Charakter ist eine der wichtigsten Aktivitäten des Unternehmens in seinen Beziehungen zum Geschäftsumfeld. Die PKP CARGO hat eine Politik der „Nulltoleranz gegenüber Korruption“ und jeglichem korrupten Verhalten in allen Bereichen ihrer Geschäftstätigkeit eingeführt.

Zweck der eingeführten Politik ist es, den Umgang mit den in der PKP CARGO-Gruppe bestehenden Korruptionsgefahren festzulegen, einschließlich der Art und Weise, wie auf tatsächliche oder potenzielle Korruptionsfälle reagiert und diese dokumentiert werden, sowie das Bewusstsein der Mitarbeiter zu schärfen.

Die in der Richtlinie enthaltenen Regeln sind sowohl für die Mitarbeiter des Unternehmens als auch für alle Personen, die auf der Grundlage zivilrechtlicher Verträge zusammenarbeiten, sowie für sonstige Personen, die im Auftrag oder zugunsten der PKP CARGO Gruppe tätig sind, verbindlich.

Die Regeln für die Annahme und Vergabe von Geschenken ergänzen die entsprechenden Bestimmungen der Antikorruptionspolitik der PKP CARGO S.A.. Zweck der Regeln ist es, einheitliche Standards für die Mitarbeiter beim Anbieten und Annehmen von Geschenken festzulegen, die die Form eines Geschenks oder einer Bewirtung haben können. Ein Geschenk ist ein Gegenstand mit einem bestimmten Wert, z.B. Lederwaren, ein Delikatessenkorb, dessen Wert 200,00 PLN brutto nicht überschreiten darf. Unter Bewirtung versteht man Einladungen zu Unterhaltungsveranstaltungen, d. h. zu Sportveranstaltungen, Theateraufführungen, Konzerten oder anderen kulturellen Veranstaltungen, deren Wert 500,00 PLN brutto nicht übersteigt.

Die Umsetzung und Einhaltung der oben genannten Regeln soll sicherstellen, dass Situationen ausgeschlossen werden, in denen die Annahme von Geschenken Geschäftsentscheidungen der PKP CARGO Gruppe beeinflussen könnte. Die Gewährung und Entgegennahme von Geschenken ist bei der Abgabe von Angeboten (Bestellungen, Aufträgen usw.) und bei der Gewährung von Bargeld oder dessen Gegenwert untersagt.

Bei Bestätigung von korrupten Handlungen oder anderen Verstößen ergreift das Unternehmen geeignete Korrekturmaßnahmen, um künftige Vorfälle ähnlicher Art zu verhindern Antikorruptions- und Geschenkpolitik der PKP CARGO Gruppe.

Meldung von Unregelmäßigkeiten

Das Whistleblowing-System des Unternehmens zielt darauf ab, Betrug und Verstöße wirksam zu verhindern, das Image des Unternehmens zu schützen und das operative Risikomanagement zu unterstützen. Kunden, Geschäftspartner und Personen außerhalb des Unternehmens können Unregelmäßigkeiten über speziell dafür vorgesehene Kommunikationskanäle melden, z. B:

E-mail: oznameni@pkpcargointernational.com

Die PKP CARGO Gruppe respektiert das Recht von Hinweisgebern, anonym zu bleiben und ihre persönlichen Daten vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen.

Die PKP CARGO Gruppe folgt den folgenden Grundsätzen im Umgang mit Hinweisen auf mögliche Verstöße:

• Feedback-Kommunikation,
• Möglichkeit der namentlichen oder anonymen Meldung,
• Verlässlichkeit bei der Erläuterung jedes Signals.

Die bei der PKP CARGO Gruppe bestehenden Meldewege stehen im Einklang mit der guten Praxis des Whistleblowings und den Anforderungen des Gesetzes über öffentliche Angebote und die Bedingungen für die Einführung von Finanzinstrumenten in das organisierte Handelssystem und über öffentliche Unternehmen sowie der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 über den Schutz von Hinweisgebern.

Wir laden Sie ein, sich die Lehrvideos anzusehen:

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